Cómo enviarlo
La primera vez puede demorar un poco más, porque hay que armar el formato. Después lleva muy poco tiempo.
Sus credenciales
Le enviamos por mail un usuario y una contraseña para la página de envío. No hay que registrarse ni elegir una contraseña: la generamos nosotros.
La contraseña no vence y sirve para todos los envíos. Si la pierde, escríbanos y se la volvemos a enviar — no hace falta que cambie nada de su lado.
La página es el único lugar donde se usan. Nadie de Yupana se las va a pedir por teléfono ni por mail, ni le vamos a pedir que las escriba en otro sitio.
Si su equipo de sistemas va a integrar por API, ésa es otra credencial distinta: ver Envío por API.
Paso a paso
Baje las plantillas
Se abren con Excel y traen filas de ejemplo. Los nombres de las columnas están en inglés porque son los mismos que usa nuestro sistema, así que acá va la traducción.
En la planilla de ventas:
| Columna | Qué dato es | Requisito |
|---|---|---|
date | El día al que corresponde esa venta: la fecha local del punto de venta en que se cerró la operación (en ecommerce, la de la orden). Una fila por día, no una por semana | Obligatorio |
banner_name | La marca comercial bajo la que vendió. Si opera con más de una, la que corresponda a esa venta | Obligatorio |
point_of_sale_name | En qué local se vendió | Obligatorio |
point_of_sale_type | physical si es un local, ecommerce si se vendió online | Obligatorio |
product_sku_model | El código del modelo del artículo | Obligatorio |
product_sku_variation | El código de variación del modelo, no el nombre del color: si su sistema llama 160 a lo que en el local es “negro”, va 160 | Obligatorio |
product_sku_size | El talle | Obligatorio |
product_brand | Fila, Asics o Umbro | Obligatorio |
currency | ARS si vendió en pesos | Obligatorio |
quantity | Unidades vendidas ese día, netas de devoluciones (un. vendidas - un. devueltas) | Obligatorio |
total_amount_at_sale_price_excl_vat | Lo que efectivamente cobró ese día por esas unidades, sin IVA y habiendo restado devoluciones | Obligatorio |
total_amount_at_list_price_excl_vat | Lo que hubiera cobrado ese día a precio de lista, sin IVA y habiendo restado devoluciones. La diferencia con el importe a precio de venta es el descuento | Obligatorio |
product_ean | Código EAN13 del producto | Suma |
warehouse_name | De qué depósito salió la mercadería. En una venta de local coincide con la tienda; en una venta online, no | Suma |
warehouse_is_central | false si ese depósito es la trastienda de un local, true si abastece a varias tiendas | Suma |
total_amount_at_cost_excl_vat | Lo que le costaron a usted esas unidades, sin IVA. Es lo que muestra el margen | Suma |
La planilla de ventas lleva una fila por día, no una por semana. El mismo artículo en la misma tienda aparece tantas veces como días haya vendido, y un día en el que no vendió nada simplemente no tiene filas.
En la planilla de stock:
| Columna | Qué dato es | Requisito |
|---|---|---|
as_of | La fecha de la foto: el domingo de la semana que informa | Obligatorio |
warehouse_name | El depósito o local donde está esa mercadería | Obligatorio |
warehouse_is_central | false si es el stock de una de sus tiendas —la trastienda de un local—, true si no es el stock de ninguna tienda sino el de un depósito que abastece a varias | Obligatorio |
product_sku_model | El código del modelo del artículo | Obligatorio |
product_sku_variation | El código de variación del modelo, no el nombre del color | Obligatorio |
product_sku_size | El talle | Obligatorio |
product_brand | Fila, Asics o Umbro | Obligatorio |
on_hand | Unidades que quedaron | Obligatorio |
on_transit | Unidades pedidas que todavía no llegaron | Suma |
unit_list_price_excl_vat | Precio de lista de esa unidad, sin IVA | Suma |
unit_cost_excl_vat | Lo que le costó a usted esa unidad, sin IVA | Suma |
Las columnas que dicen Suma mejoran el análisis, pero si no las tiene a mano no frene el envío por eso.
warehouse_is_central describe al depósito, no a la fila: el mismo depósito lleva siempre el mismo valor, en todas las filas y en todos los envíos. Sáquelo de su maestro de depósitos una vez y arrástrelo.
Variación y talle son obligatorios en todo lo que los tenga. Un artículo que no los tiene —una mochila, una pelota— va con esas dos columnas vacías.
La variación es el código, no el color. El nombre no siempre alcanza: dos colores parecidos pueden llamarse igual, y hay artículos cuyo color figura como “varios”. Si su sistema guarda el código pegado al modelo, sepárelo — normalmente su propio número de artículo ya lo trae separado.
El detalle completo de las columnas está en Formato del archivo.
Complete lo que pueda
Mándenos lo que tenga, como lo tenga. En esta primera etapa no validamos nada: si su exportación tiene otras columnas, otros nombres, columnas de más o le faltan varias, la recibimos igual y la miramos de nuestro lado.
Ojo con Excel. Si abre un .csv con Excel, hay tres cosas que le va a romper solas:
- El talle
07se convierte en7 - Los códigos de barra pierden los ceros del principio
- Las fechas cambian de formato
Para evitarlo: exporte desde su sistema directo a .xlsx, o formatee esas columnas como Texto antes de guardar. Si no está seguro, mándelo igual y lo revisamos juntos.
Súbalas
En la página de envío, una por vez: entre con el usuario y la contraseña que le enviamos, marque si el archivo es de ventas o de stock, y súbalo. Después repita con la otra planilla.
Al entrar va a ver su empresa, ya seleccionada. Si su grupo son varias sociedades, las va a ver a todas y elige por cuáles reporta ese archivo.
Si su grupo son varias sociedades y reportan juntas en un solo archivo, márquelas todas, y márquelas siempre igual: si una semana informa dos y otra semana una sola, sus envíos nos quedan partidos en dos historias.
Si las empresas que ve no son las que esperaba, escríbanos antes de subir nada.
Guarde el código
Cada envío le devuelve un código en pantalla. Guárdelo: si algún día hay que revisar ese envío en particular, es lo que nos permite encontrarlo enseguida.
Avísenos
Escríbanos a soporte+integraciones@yupana.ai cuando haya subido las dos la primera vez. Revisamos que esté todo bien y le confirmamos si ya puede seguir solo.
Qué esperar después
El envío se guarda apenas lo sube. Que la subida salga bien no significa que el contenido esté completo: eso lo revisamos después. Si algo no cierra, le escribimos.
Los errores más comunes
| Qué pasa | Por qué |
|---|---|
| Todas las filas tienen la misma fecha | Se mandó la semana agregada. Va una fila por día |
| Sus envíos aparecen partidos en dos | Una semana se marcaron dos sociedades y otra sólo una. Marque siempre las mismas |
| Los importes no cierran | Se mandó el precio unitario en vez del total de esas unidades |
| El mismo modelo aparece en un solo color | En product_sku_variation se mandó el nombre del color y no el código, o el código quedó pegado al modelo |
| Una devolución suma en vez de restar | La cantidad y los dos importes tienen que ir los tres en negativo |
| Faltan la mitad de las filas de stock | Se mandó sólo lo que vendió. Falta el resto del surtido |
| Los talles y los códigos llegan cambiados | El archivo pasó por Excel sin formatear las columnas como texto |
Si lo quiere automatizar
Cuando el envío manual ya funcione, su equipo de sistemas puede hacer que salga solo. Está todo en Envío por API.